E-Rechnung Pflicht im Handwerk: Das musst du jetzt wissen

Die E-Rechnung kommt – auch im Handwerk.

Viele Betriebe fragen sich gerade:
Was bedeutet das konkret für meine Rechnungen?
Muss ich jetzt sofort etwas umstellen?
Und welches Format ist überhaupt richtig?

In diesem Ratgeber bekommst du die wichtigsten Antworten – klar und ohne Fachsprache.

Was bedeutet „E-Rechnung Pflicht“ überhaupt?

Eine E-Rechnung ist keine PDF per E-Mail, sondern eine strukturierte, maschinenlesbare Rechnung. Nur solche Rechnungen können automatisch von Buchhaltungs- und Verwaltungssystemen verarbeitet werden.

Im Alltag heißt das:

  • Normale PDF-Rechnungen reichen künftig oft nicht mehr aus
  • Rechnungsdaten müssen in einem standardisierten Format vorliegen
  • Behörden und viele Unternehmen verlangen genau diese Form

Für Handwerksbetriebe wird das Thema deshalb jetzt wichtig.

Welche Fristen gelten im Handwerk?

Die Umstellung passiert schrittweise:

  • Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können
  • Später wird auch das Versenden verpflichtend
  • Öffentliche Auftraggeber verlangen E-Rechnungen teilweise schon heute

Das bedeutet:

Du musst nicht alles sofort ändern –
aber vorbereiten solltest du dich jetzt.

ZUGFeRD, XRechnung – was ist der Unterschied?

Im Handwerk tauchen vor allem zwei Begriffe auf:

XRechnung

  • Reines XML-Format
  • Vor allem bei Behörden genutzt
  • Für Menschen schwer lesbar

ZUGFeRD

  • PDF-Datei mit eingebetteten Rechnungsdaten
  • Für Menschen lesbar und maschinell verarbeitbar
  • Im Alltag deutlich praktischer

Wichtig:
Entscheidend ist nicht der Name des Formats,
sondern dass die Rechnung die gesetzlichen Anforderungen erfüllt.

Was bedeutet das konkret für deinen Betrieb?

Für viele Handwerker heißt die E-Rechnung Pflicht:

  • Rechnungsprozesse müssen digital sauber laufen
  • Abschläge, Einbehalte und Schlussrechnungen müssen korrekt strukturiert sein
  • Spontane PDF-Schreiberei wird riskant

Wer das früh löst, hat Vorteile:

  • weniger Rückfragen
  • schnellere Verarbeitung beim Kunden
  • stabilerer Cashflow auf der Baustelle

Wie bereitest du dich jetzt richtig vor?

Du brauchst keine komplizierte IT.
Wichtig sind nur drei Punkte:

  1. Rechnungen strukturiert erstellen
  2. E-Rechnungs-Formate automatisch erzeugen
  3. Dokumente revisionssicher speichern

Genau darauf solltest du bei neuer Software achten.

Fazit

Die E-Rechnung Pflicht im Handwerk kommt schrittweise –
aber sie kommt sicher.

Wer sich jetzt vorbereitet, spart später Stress
und sorgt dafür, dass Rechnungen schneller bezahlt werden.

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  • ZUGFeRD- und XRechnung-konforme E-Rechnungen
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