So sicherst du den Cashflow auf der Baustelle

Intro

Auf der Baustelle läuft vieles vor, bevor der Kunde zahlt: Material ist bestellt, Löhne sind fällig, Nachunternehmer wollen ihr Geld. Wenn Zahlungen erst am Ende kommen, wird ein Projekt schnell zum Liquiditätsrisiko – selbst wenn die Marge stimmt.

Abschlagszahlungen sind der praktische Weg, den Cashflow während der Projektlaufzeit stabil zu halten. Entscheidend ist nicht nur das Stellen der Rechnung, sondern der Überblick: Was ist gestellt, was ist bezahlt, was ist noch offen – und was musst du als Nächstes nachhalten?

Warum Abschlagszahlungen Liquidität sichern

Abschlagszahlungen sind Teilzahlungen für bereits erbrachte Leistungen. Du ziehst deine Zahlungseingänge nach vorne und vermeidest, dass sich die komplette Finanzierung eines Projekts auf deine Seite verschiebt.

In der Praxis helfen Abschläge vor allem bei:

• langen Laufzeiten (mehrere Wochen/Monate)
• hohen Materialanteilen
• mehreren Gewerken oder Nachunternehmern
• parallel laufenden Baustellen

Ein einfacher Rhythmus, der im Alltag funktioniert

Viele Betriebe stellen Abschläge erst dann, wenn es „drückt“. Das fühlt sich verständlich an – ist aber riskant: Du verlierst Zeit und musst dann oft gleichzeitig stellen und hinterhertelefonieren.

Ein ruhiger Rhythmus ist oft effektiver:

• Leistungsstand kurz dokumentieren (2–3 Stichpunkte reichen)
• Abschlag stellen (mit klarer Bezeichnung)
• Status im Blick behalten und nachfassen, wenn nötig

So wird das Thema „Zahlung“ zu einem normalen Teil des Projekts – statt zu einer Stressspitze am Monatsende.

Häufige Ursachen für verspätete Zahlungen

In vielen Fällen wird nicht „absichtlich“ spät gezahlt. Es fehlt einfach etwas, damit eine Rechnung intern freigegeben werden kann. Typische Ursachen sind:

• Unklare Leistungsbeschreibung: Wenn der Kunde nicht erkennt, wofür er bezahlt, kommt Rückfrage statt Freigabe.
• Keine Kumulierung: Ohne „bisher abgerechnet“ und „Restbetrag“ ist die Rechnung schwer prüfbar.
• Fehlende Unterlagen: Aufmaß, Nachweise oder kurze Leistungsdokumentation fehlen.
• Kein Status-Überblick: Wenn niemand weiß, was offen ist, wird zu spät nachgefasst.

Genau deshalb lohnt es sich, den Prozess so zu bauen, dass du jederzeit siehst, wo du stehst – statt erst, wenn das Konto knapp wird.

Praktischer Ablauf mit digitaler Lösung

Ein praxistauglicher Ablauf sieht oft so aus:

1. Projekt anlegen mit Vertragssumme und Kundendaten.
2. Abschläge stellen mit sauberer Bezeichnung und Leistungsstand.
3. Status nachhalten: gestellt, offen, bezahlt.
4. Rest verfolgen: Was bleibt bis zum Projektende übrig?

Wichtig: Es geht nicht um „mehr Rechnungen“, sondern um einen klaren Rhythmus. Wer regelmäßig stellt und sauber nachhält, reduziert Überraschungen und hat weniger Stress in der Buchhaltung.

Das Ziel ist simpel: Du willst am Ende des Tages nicht raten, welche Baustelle Geld bringt, welche offen ist und wo du handeln musst. Wenn du das pro Projekt sauber siehst, kannst du Prioritäten setzen – ohne jeden Beleg einzeln zu suchen.

Wenn du zusätzlich eine Vorlage brauchst, um deine Abschläge sauber aufzubauen, hilft dir dieser Artikel: Abschlagsrechnung Vorlage.

Damit ein Abschlag schneller bezahlt wird: Prüfbarkeit in 5 Punkten

Schnelle Zahlung ist oft kein „Glücksfall“, sondern das Ergebnis einer Rechnung, die intern ohne Rückfragen durchläuft. Dafür müssen ein paar Informationen sofort erkennbar sein.

• Klarer Bezug: Projekt/Angebot/Auftrag ist eindeutig.
• Kurz beschriebene Leistung: Was wurde bis wann erbracht?
• Kumulierung: bisher abgerechnet + Restbetrag sind sichtbar.
• Einbehalt (falls vereinbart): Prozent, Betrag und Zahlbetrag stimmen.
• Anlagen: Aufmaß/Nachweis nur dann, wenn es wirklich gebraucht wird – aber dann direkt mitliefern.

Diese Punkte sind bewusst „einfach“. Genau deshalb sind sie in der Praxis so wirksam: Sie verhindern, dass eine Rechnung in der Freigabe-Schleife hängen bleibt.

Nachfassen ohne Druck: ein ruhiger Standard

Nachfassen ist unangenehm, wenn es jedes Mal improvisiert ist. Mit einem Standard wird es sachlich. Ein einfacher Ansatz:

• Status 7–10 Tage nach Versand prüfen
• Wenn offen: kurze Erinnerung mit Rechnungsnummer/Projekt
• Wenn Rückfrage: einmal sauber klären und Dokumentation ergänzen

Wichtig ist der Ton: nicht „Warum ist das noch nicht bezahlt?“, sondern „Zur Einordnung: Diese Abschlagsrechnung gehört zu Projekt X und betrifft Leistungsstand Y. Gibt es noch etwas, das für die Freigabe fehlt?“.

Einbehalt, Teilzahlung, offene Summe – warum das fürs Nachhalten zählt

Im Alltag geht es nicht nur um „gestellt“ oder „bezahlt“. Manchmal wird nur ein Teil überwiesen, oder es gibt einen vereinbarten Einbehalt. Dann ist es wichtig, dass du nicht raten musst, was noch fehlt.

Wenn du pro Baustelle sauber siehst, wie viel noch offen ist, kannst du gezielt handeln: Nachfassen, Unterlagen nachreichen oder den nächsten Abschlag planen. Genau dieser Überblick macht den Cashflow planbarer – ohne dass du ständig Zahlen nachrechnen musst.

Mini-Check: Warum ein Abschlag „liegen bleibt“

Wenn eine Rechnung nicht bezahlt wird, steckt oft eines dieser Themen dahinter. Du kannst sie gezielt abklopfen, bevor du Zeit verlierst:

• Ist klar, wofür der Abschlag ist (Leistungsstand/Zeitraum)?
• Ist die Summe nachvollziehbar (kumuliert + Restbetrag)?
• Gibt es Einbehalt – und ist der Zahlbetrag sauber dargestellt?
• Fehlt ein Nachweis, den der Kunde intern braucht?
• Ist der Ansprechpartner klar (wer gibt frei, wer zahlt)?

Wenn du diese Punkte im Griff hast, wird Nachfassen deutlich einfacher – und wirkt professionell, ohne „drücken“ zu müssen.

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AbschlagPro unterstützt dich dabei, Abschläge strukturiert zu erstellen und den Zahlungsstatus pro Baustelle im Blick zu behalten. So weißt du jederzeit, was offen ist – und was als Nächstes dran ist.

Besonders hilfreich ist ein ruhiger „Nachfass“-Prozess: Du siehst, welche Abschläge überfällig sind, und kannst mit einem kurzen, sachlichen Hinweis reagieren – ohne Druck, aber mit klarer Information. Das spart Zeit und wirkt professionell.

Hinweis: Dieser Artikel stellt keine Rechtsberatung dar.