Abschlagsrechnung richtig berechnen – einfach erklärt

Intro

Bei längeren Bau- und Handwerksprojekten gehst du oft in Vorleistung: Material, Löhne, Nachunternehmer – alles läuft, bevor Geld eingeht. Abschlagsrechnungen sind deshalb kein „Nice to have“, sondern ein Werkzeug, um Liquidität zu sichern.

Damit dein Kunde oder Auftraggeber ohne Rückfragen zahlen kann, muss die Berechnung sauber sein. In der Praxis scheitert es häufig an drei Punkten: fehlender Kumulierung, falschem Restbetrag und Einbehalten, die vergessen oder falsch abgezogen werden.

Beispiel einer Abschlagsrechnung

Viele Abschläge funktionieren kumulativ. Das bedeutet: Du zeigst nicht nur den aktuellen Abschlag, sondern auch, was insgesamt bereits abgerechnet wurde – und was noch offen ist.

Ein einfaches Beispiel:

• Vertragssumme (brutto): 178.500,00 €
• Abschlag 1 (brutto): 53.550,00 €
• Abschlag 2 (brutto): 45.220,00 €
• Abschlag 3 (brutto): 38.080,00 €

Die wichtigen Werte für die Prüfbarkeit sind dann:

• Bisher abgerechnet: Summe aller gestellten Abschläge (kumuliert)
• Restbetrag: Vertragssumme minus bisher abgerechnet
• Noch offen: Summe der gestellten, aber noch nicht bezahlten Abschläge

Praktischer Tipp: Wenn du kumulierte Summen zeigst, vermeidest du Diskussionen darüber, ob Positionen schon einmal enthalten waren. Das ist besonders wichtig, wenn sich die Leistung über Wochen oder Monate stückweise entwickelt.

Restbetrag und Kumulierung Schritt für Schritt

Damit eine Abschlagsrechnung „prüfbar“ wirkt, braucht dein Auftraggeber eine klare Rechenlinie. Das muss nicht kompliziert sein – es reicht, wenn die wichtigsten Summen nachvollziehbar sind.

Du kannst dir die Berechnung wie drei einfache Bausteine merken:

• Vertragssumme: der Gesamtauftrag (netto oder brutto – aber durchgängig gleich).
• Bisher abgerechnet: Summe aller gestellten Abschläge bis heute.
• Restbetrag: Vertragssumme minus bisher abgerechnet.

Wenn du zusätzlich den Zahlungsstand mitführen willst (sehr hilfreich fürs Nachhalten), ergänzt du:

• Noch offen: Summe der gestellten, noch nicht bezahlten Abschläge.
• Erhalten: Summe der bereits bezahlten Abschläge.

Wichtig: „Bisher abgerechnet“ ist nicht automatisch „bezahlt“. In der Praxis ist genau das oft der Grund für Missverständnisse. Deshalb wirkt eine Rechnung deutlich sauberer, wenn du die Begriffe konsequent verwendest.

Einbehalt richtig berücksichtigen

Ein Einbehalt (z. B. 5 %) reduziert nicht den Rechnungsbetrag an sich, sondern den Zahlbetrag. Für dich heißt das: Du musst sauber darstellen, wie sich „zu zahlen“ ergibt – und was als Einbehalt zurückbleibt.

Beispiel mit 5 % Einbehalt auf einen Abschlag von 45.220,00 € brutto:

• Rechnungsbetrag (brutto): 45.220,00 €
• Einbehalt 5 %: 2.261,00 €
• Zahlbetrag: 42.959,00 €

Wichtig ist, dass du Einbehalte nicht „irgendwo“ abziehst, sondern eindeutig ausweist. Sonst fehlen deinem Auftraggeber die Anknüpfungspunkte für die Prüfung – und die Freigabe verzögert sich.

Wenn Einbehalt vereinbart ist, lohnt sich außerdem ein kurzer Satz auf der Rechnung, der klarstellt, worauf sich der Einbehalt bezieht (z. B. auf den Rechnungsbetrag) und wie der Zahlbetrag berechnet wurde. So vermeidest du Rückfragen wie „Warum stimmt der Betrag nicht?“.

Typische Rechenfehler vermeiden

Die häufigsten Rechenfehler entstehen nicht durch komplizierte Formeln, sondern durch kleine Brüche im Ablauf. Hier sind typische Stolpersteine – und wie du sie praktisch vermeidest:

• Restbetrag falsch: Wenn frühere Abschläge nicht kumuliert werden, wirkt der Restbetrag zu hoch oder zu niedrig. Lösung: Immer „bisher abgerechnet“ und „Rest“ klar angeben.
• Positionen doppelt: Gerade bei wiederkehrenden Leistungen (z. B. Stunden) schleichen sich Doppelungen ein. Lösung: Leistungsstände dokumentieren (Kurztext + Zeitraum).
• Einbehalt vergessen: Einbehalt wird im Kopf berücksichtigt, aber nicht auf der Rechnung ausgewiesen. Lösung: Einbehalt als eigenen Posten ausweisen (Prozent + Betrag).
• Netto/Brutto verwechselt: Wenn einmal netto und einmal brutto gerechnet wird, passt nichts mehr. Lösung: Ein Format wählen und durchziehen (und MwSt. sauber darstellen).
• Kumulierung fehlt: Ohne kumulierte Summen wirkt jede Abschlagsrechnung wie ein „neuer“ Anspruch. Lösung: kumulative Summen angeben und nachvollziehbar erklären.

Wenn du zusätzlich eine Vorlage brauchst, schau hier vorbei: Abschlagsrechnung Vorlage.

Kurz-Checkliste vor dem Versand

Bevor du eine Abschlagsrechnung verschickst, hilft ein kurzer Check (das dauert oft weniger als eine Minute):

• Bezeichnung eindeutig (Bauteil/Zeitraum/Leistungsstand statt nur „Abschlag“)
• Kumulierung stimmt: „bisher abgerechnet“ entspricht der Summe aller gestellten Abschläge
• Restbetrag ist nachvollziehbar (Vertragssumme − bisher abgerechnet)
• Einbehalt ist ausgewiesen (Prozent + Betrag + Zahlbetrag)
• Netto/Brutto ist konsistent und MwSt. ist klar dargestellt

Wenn diese Punkte sauber sind, werden Abschläge in der Regel schneller geprüft – und du sparst dir das Hin und Her.

Leistungsstand kurz dokumentieren (ohne Roman)

Viele Handwerksbetriebe vermeiden lange Texte – völlig verständlich. Trotzdem brauchst du einen kurzen Leistungsbezug, damit eine Abschlagsrechnung „greifbar“ ist. In der Praxis reichen oft wenige klare Bausteine.

Bewährt haben sich zum Beispiel:

• Bereich: „Rohbau“, „Dach“, „Innenausbau“, „Elektro OG“
• Zeitraum: „KW 6–7“, „bis 16.02.2026“
• Stand: „Leistung zu ca. 60 % erbracht“ oder „gemäß Aufmaß“

Wichtig ist nicht die perfekte Formulierung, sondern die Wiedererkennbarkeit: Dein Kunde soll sofort verstehen, worauf sich der Betrag bezieht.

Was am Ende übrig bleibt: Restbetrag bis zur Schlussrechnung

Der Restbetrag ist nicht nur eine Zahl „für später“. Er ist dein Kompass: Er zeigt dir, wie viel Leistung (und Umsatz) bis zum Projektende noch offen ist – und hilft dir, Abschläge realistisch zu planen.

Wenn du regelmäßig kumulierst, vermeidest du zwei typische Situationen:

• Du stellst zu wenig und musst später „springen“.
• Du stellst zu viel und bekommst Rückfragen oder Kürzungen.

Eine saubere Restlogik schafft Vertrauen, weil dein Auftraggeber sieht: Die Rechnung passt in den Gesamtauftrag. Genau das beschleunigt oft die Prüfung – besonders bei mehreren Abschlägen.

CTA

Wenn du Abschläge regelmäßig stellst, lohnt sich eine digitale Struktur. AbschlagPro hilft dabei, Abschläge sauber zu kumulieren, Restbeträge korrekt zu berechnen und Einbehalte zuverlässig zu berücksichtigen – ohne Rechenfehler und ohne Excel-Suchen.

Hinweis: Dieser Artikel stellt keine Rechtsberatung dar.